見やすい備品管理表・備品リストの無料 Excel テンプレート
会社やオフィスの備品を1品目ずつ管理する備品管理表（備品リスト・備品管理台帳）の エクセル（Excel）テンプレートです。管理番号・保管場所・数量・状態を管理でき、 状態の色分け・件数の自動集計・棚卸チェックリストまで入って、登録不要・無料でダウンロードできます。
登録不要・無料・改変自由｜エクセル / Google スプレッドシート / 印刷対応
このテンプレートの特長
状態を色で見える化
使用可・貸出中・故障・廃棄予定をプルダウンで選ぶだけ。貸出中は青、故障や廃棄は黄色に自動で色分けされ、対応が必要な備品がひと目で分かります。
件数を自動集計
総品目数・使用可・貸出中・要対応（故障や廃棄）の件数を上部に自動表示。資産の全体像がいつでも把握できます。
分類・保管場所はプルダウン
マスタに登録した分類や保管場所を選ぶだけ。表記ゆれを防ぎ、あとから絞り込み・並べ替えがしやすくなります。
棚卸チェックリスト同梱
現物を見て回るための印刷用シートも付属。「最終棚卸日」で、しばらく確認していない備品も洗い出せます。
見やすい備品管理表を作る 3 つのコツ
よくある備品管理表
| 品名 | 保管場所 | 状態 |
|---|---|---|
| モニター | （空欄） | 使用中 |
| モニター | 倉庫 | こわれてる |
| ﾓﾆﾀｰ | 倉庫2 | OK |
同じ「モニター」が3行あるのに区別できず、表記もゆれ、状態の書き方もバラバラ。 どれが使えるのか読み取れません。
このテンプレート
| 管理番号 | 品名 | 保管場所 | 状態 |
|---|---|---|---|
| PC-01 | モニター | 3F 棚A | 使用可 |
| PC-02 | モニター | 3F 棚A | 貸出中 |
| PC-03 | モニター | 倉庫B | 故障 |
管理番号で1台ずつ区別でき、保管場所まで分かる。状態は色が付くので、表を読まなくても使える物が分かります。
管理番号を必ず振る
同じ「モニター」が3台あると、名前だけでは区別できません。分類＋連番（IT機器なら PC-01）で番号を振り、現物にラベルを貼っておくと、棚卸しのときに台帳と現物を突き合わせられます。
状態は手で書かず、色で見分ける
「使用可」「貸出中」「故障」を文字で追うと見落とします。このテンプレートはプルダウンで選ぶだけで自動で色が変わり、対応が必要な備品だけが浮き上がります。
保管場所を空欄にしない
備品管理でいちばん時間を取られるのは「探す時間」です。棚番号や部屋名まで入れておくと、次に使う人が台帳を見るだけで取りに行けます。保管場所はマスタから選ぶ形にしてあるので、表記ゆれも起きません。
エクセルで備品管理を始める 3 ステップ
管理する備品を洗い出す
まずは対象の備品を書き出します。共用で貸し借りするもの、持ち出しがあるものから始めると効果を実感しやすいです。
管理番号のルールを決める
「工具=TL、IT機器=PC」のように分類＋連番で番号を振ると、同名の備品も区別でき、棚卸しや貸出のときに探しやすくなります。
状態を常に最新に保つ
貸し出したら「貸出中」、壊れたら「故障・修理中」に更新。状態さえ最新なら、在庫確認も棚卸しもぐっとラクになります。
備品が増えて「誰が使ってる・あと何個」が分からなくなったら
このテンプレートで備品台帳は作れます。ただ、共用備品の数が増えるほど大変になるのが 「誰が持ち出したか」「いま何個使えるか」を台帳で最新に保ち続けることです。 KashiTe（カシテ）は、その持ち出し・返却の記録を QR コードで自動化する備品・貸出管理アプリです。
QRポスターを保管場所に貼る
備品を登録し、掲示用ポスターをワンクリック印刷。保管場所（棚・部屋・倉庫）に1枚貼るだけで準備完了。置き場所ごとに台帳を分けて貼れます。
持ち出し・返却は QR で3タップ
使う人はスマホで QR を読み、一覧から備品を選んで名前を入れるだけ。誰が何を持ち出したかが自動で記録され、台帳の更新漏れがなくなります。
貸出中・使える数がいつでも最新
誰が何を持ち出しているか、いま使えるのが何個かが常に最新。「これ今使える？」の問い合わせに、ファイルを探さず即答できます。
エクセルの備品管理と KashiTe の違い
同じ備品管理を、エクセル（Excel）で続けた場合と KashiTe に置き換えた場合で比べると、 手間のかかる場所がこう変わります。
| エクセルの備品管理 | KashiTe（QRコード） | |
|---|---|---|
| 台帳の更新 | 使うたびに手で書き換える | QRを読むと持ち出し・返却が自動で記録 |
| 記入する人 | 管理者があとでまとめて入力 | 持ち出す人がその場でQRを読むだけ |
| 誰が持ち出した？ | 口頭・メモで曖昧になりがち | 持ち出した人が自動で残る |
| いま何個使える？ | 台帳を開いて数える | 貸出中・利用可能がひと目で分かる |
| 複数人・複数拠点 | ファイルが分裂・最新が不明 | 全員が同じ最新状態を共有 |
共用備品の「誰が使ってる・あと何個」を、さがさない仕組みに
KashiTe は、保管場所に QR コードを1枚貼るだけ。持ち出す人がそれをスマホで読み、一覧から選ぶだけで 持ち出し・返却が自動で記録される備品・貸出管理アプリです。使う人の登録・アプリは不要で、無料で始められます。
1分で登録完了、クレジットカード不要
まずはエクセルテンプレートから試したい方はこちら
物品の貸し借りの記録には 貸出管理表テンプレート もあります。
よくある質問
Q. 本当に無料ですか？登録は必要ですか？
A. 無料・登録不要です。ダウンロードしたファイルは会社・学校・サークルなどで自由に使え、改変も自由です。
Q. Google スプレッドシートでも使えますか？
A. 使えます。Google ドライブにアップロードしてスプレッドシートで開けば、状態の色分けや件数の自動集計もそのまま動作します。
Q. 棚卸しにも使えますか？
A. 「印刷用（棚卸）」シートを A4 で印刷すれば、現物を見て回るチェックリストとして使えます。管理表側では「最終棚卸日」でフィルタし、しばらく確認していない備品を洗い出せます。
Q. 「備品リスト」と「備品管理表」は何が違いますか？
A. 呼び方の違いで、指しているものはほぼ同じです。単に何があるかを並べたものを備品リスト、状態や保管場所まで含めて管理するものを備品管理表・備品管理台帳と呼ぶことが多い程度の差です。このテンプレートは、リストとして品目を並べるところから、状態管理・棚卸しまで一枚でまかなえます。
Q. 消耗品も一緒に管理できますか？
A. できます。分類マスタに「消耗品」を追加し、数量欄で残数を管理してください。ただし消耗品は減っていくもの、備品は貸し借りするもの、と性質が違うので、分類で分けておくとフィルタで切り替えられて見やすくなります。
Q. 誰が持ち出したかも記録できますか？
A. 状態を「貸出中」にし、備考欄に持ち出した人を書けば簡易的には記録できます。ただし履歴は残らず、いま誰が持っているかを上書きしていく形になります。持ち出しの履歴まで残したい場合は、同じシリーズの貸出管理表テンプレートのほうが向いています。
Q. エクセルでの備品管理が追いつかなくなってきたら？
A. 備品の数が増えると、「誰が持ち出したか」「いま何個使えるか」を台帳で最新に保つのが大変になります。KashiTe なら保管場所に QR コードを1枚貼り、持ち出す人がそれをスマホで読んで一覧から選ぶだけで、持ち出し・返却が自動で記録され、貸出中・利用可能の状況がいつでも一覧で分かります。